「ChatGPT？ 使ってみたけど、なんか微妙な回答しか返ってこないんだよね」——こんな声を、採用の現場でもよく耳にします。
AIツールが急速に普及する中、「周りはうまく使いこなしているのに、自分はいまいち活用できていない」と感じているビジネスパーソンは少なくありません。実は、Via Novaのメンバーの中にも、かつてはまったく同じ悩みを抱えていた者がいます。
しかし、たった3つの習慣を取り入れたことで、資料作成は半分の時間で終わるようになり、リサーチにかける時間は体感で3分の1に。今回は、AI活用に苦手意識がある方でもすぐに実践できる、業務効率化の3つの習慣をご紹介します。
習慣1：「完璧な指示」をやめて「雑な相談」から始める
AI活用がうまくいかない方の多くは、最初から「完璧なプロンプト（指示文）」を出そうとしています。「○○について、△△の観点から、□□文字程度で…」と細かく指定した結果、思い通りの出力が得られず、結局自分でやり直す——こんなパターンに陥りがちです。
おすすめの方法は、友人に相談するような感覚で話しかけることです。例えば採用担当者であれば、「来週の採用説明会の資料、構成をどうしようか迷っているんだけど相談に乗ってくれない？」と聞いてみてください。
するとAIから「どんなポジションの採用ですか？」「参加者はどんな層ですか？」と質問が返ってきます。その対話を通じて頭が整理され、気づけば構成案ができています。AIは「指示を実行するロボット」ではなく、「壁打ち相手」として使うことで真価を発揮します。
習慣2：「調べる」前に「AIに全体像を聞く」ステップを追加する
新しい採用手法や人材市場のトレンドを調べるとき、いきなりGoogle検索で記事を読み漁っていませんか？ 効率的なのは、まずAIに全体像を聞いてから、ピンポイントで深掘りする方法です。
例えば「中途採用市場の最新トレンドを教えて。主要な変化と企業が取るべき対策も含めて」とAIに聞けば、2分で概要が手に入ります。その上で「この部分をもっと詳しく知りたい」というポイントだけ、個別に調べていきましょう。
このやり方を取り入れることで、採用に関するリサーチ時間が大幅に短縮されます。人事・採用担当者は日々多忙ですから、こうした「調べ方の工夫」は非常に大きな差を生みます。
習慣3：毎日15分の「AI実験タイム」を設ける
3つ目は、毎日15分だけAIで何かを試す時間を作ること。これが最も効果が大きかった習慣です。
最初は小さなことで構いません。「今日のメールの下書きをAIに書かせてみよう」「面接の質問リストをAIに提案させたらどうなるかな」「求人票の文言、AIに改善案を出させてみよう」——こんな実験を毎日続けます。
2週間ほど続けると、「AIが得意なこと」と「自分でやった方がいいこと」の境界線が見えてきます。採用業務で言えば、求人票のドラフト作成、候補者へのスカウト文面作成、面接の質問設計など、AIが大きく効率化してくれる業務は想像以上に多いのです。
3つの習慣がもたらす変化
この3つの習慣を3ヶ月続けると、仕事のスピードだけでなく、仕事の質にも変化が生まれます。
作業時間が短縮された分、「この採用戦略は本当にこれでいいのか」「候補者にとって魅力的な面接体験になっているか」と、立ち止まって考える余裕が生まれるからです。
そして何より大きいのは、AIへの苦手意識がなくなること。新しいAIツールが登場するたびに「試してみよう」と思えるようになり、組織全体のDX推進にも好影響をもたらします。
まとめ
「AIが苦手」と感じている方の多くは、使い方が間違っているのではなく、AIとの付き合い方がまだ見つかっていないだけです。完璧な指示を出そうとせず、まずは雑に相談してみる。調べる前に全体像をつかむ。毎日15分だけ試す。この3つを実践するだけで、業務効率は大きく変わります。
採用業務のAI活用、Via Novaがサポートします
Via Novaでは、採用業務の効率化から戦略設計まで、企業の採用課題をトータルでサポートしています。「AIを活用した採用プロセスの改善に興味がある」「人手が足りず採用業務が回らない」といったお悩みがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。
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